Der Business-Knigge für Manager

Fünf Business-Men in Anzügen zeigen ihre bunten Ringelsocken.

Führungspositionen erfordern nicht nur inhaltliche Kompetenz. Wer es nach oben schaffen möchte, sollte auch im IT-Business das Knigge-Einmaleins des guten Benehmens beherrschen. Denn wer Souveränität ausstrahlt, wird auch direkt als kompetent wahrgenommen. Allerdings gehen auch die Benimm-Regeln mit der Zeit. Manche Umgangsformen, die vor 100 Jahren noch als unumstößliche Business-Etikette galten, lösen heute eher Befremden aus. Sind Sie in Sachen Knigge im Büro auf dem aktuellen Stand? Wir erläutern die wichtigsten Grundregeln und verraten nützliche Tipps für den perfekten Feinschliff.

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Ein weites Feld: Der Knigge zur Begrüßung

Es war einmal, auf einem Empfang zum Firmenjubiläum:

„Hallo Chef. Wer ist denn Ihre bezaubernde Begleitung? Guten Abend, Sie müssen Frau Meier sein, ich bin Fritz Fauxpas [begrüßt sie mit Handkuss]. Und Sie sind auch hier, Herr Vorstandsvorsitzender, guten Abend! Darf ich Ihnen allen meine Gemahlin vorstellen: Frau Professor Doktor Frieda Fauxpas.“

Wer so in eine Runde hineinplatzt, hat so ziemliche alle Regeln verletzt, die im Business-Knigge für die Begrüßung gelten. Und wird bei den Anwesenden wahrscheinlich in unguter Erinnerung bleiben. Es heißt nicht umsonst, dass der erste Eindruck der wichtigste ist.

Umso mehr lohnt es sich, die Business-Etikette für eine vollendet höfliche Begrüßung zu kennen. Ob im Meeting, im Bewerbungsgespräch, beim geschäftlichen Mittagessen oder beim offiziellen Gala-Empfang – wenn Sie diese Begrüßungs-Grundregeln befolgen, zeigen Sie Klasse:

 

Begrüßungs-Knigge Lektion 1: Die richtige Reihenfolge

Der Grundsatz „die Dame immer zuerst“ war einmal. In England mag dies für den Business-Knigge vielleicht noch Gültigkeit haben; in Deutschland ist es im Büro-Kontext nicht mehr zeitgemäß, dem „schöneren“ Geschlecht bei der Knigge-gerechten Begrüßung jederzeit den Vorrang zu geben. Stattdessen halten Sie sich heute besser an die Reihenfolge Rang, Alter, Geschlecht. Den jungen Geschäftsführer begrüßen Sie also vor der Mittvierziger-Teamleiterin. Eine Ausnahme können offizielle Empfänge oder Feiern sein. Hier steht der gesellschaftliche Aspekt im Mittelpunkt, entsprechend kann man zur traditionelleren, nicht Business-spezifischen Etikette zurückkehren.

Feinschliff: Niemals sollten Sie automatisch davon ausgehen, dass die Begleitung ihres Gegenübers die Ehefrau bzw. der Ehemann ist. Halten Sie sich darum höflich zurück, stellen Sie erst Ihre eigene Begleitung vor (Wörter wie „Gemahl“ oder „Angetraute“ sind hierbei übrigens nicht mehr en vogue) und warten ab, bis Ihnen auch die Begleitung des Gegenübers vorgestellt wird.

 

Begrüßungs-Knigge Lektion 2: Eine Gruppe mit Bekannten und Unbekannten

Kommen Sie in eine größere Gruppe, begrüßen Sie erst Ihre Bekannten, dann stellen Sie sich den Menschen vor, denen Sie zum ersten Mal begegnen. Und beachten Sie auch hier die richtige Reihenfolge: Zuerst nach Rang, dann nach Alter, dann nach Geschlecht.

 

Begrüßungs-Knigge Lektion 3: Die Hand geben

Dass Sie mit einem Handkuss zur Begrüßung einer Dame heute weit über das Ziel hinaus schießen, versteht sich von selbst. Doch auch für den Händedruck gelten bestimmte Business-Etikette. In der Regel wartet man ab, bis einem der/die Ranghöhere die Hand entgegenstreckt, auch wenn Sie es sind, der sich eben vorgestellt hat. Ein Händedruck sollte immer von einem offenen Blick und einem Lächeln begleitet werden. Ihre Körperhaltung sollte dem Gegenüber zugewandt sein.

Feinschliff: Das Händeschütteln als Geste der Begrüßung wird heute auch von Chinesen übernommen, die im Business-Kontext mit Europäern zusammentreffen. Eine Verbeugung ist hier also nicht angebracht. Nehmen Sie die Ihnen angebotene Hand entgegen und begleiten Sie den kurzen Händedruck mit einem ebenfalls kurzen, nicht zu intensiven Blickkontakt.

 

Begrüßungs-Knigge Lektion 3: Aufstehen oder nicht?

Für die Begrüßung kurz aufzustehen, ist auch heute noch in jedem Kontext angemessen (es sei denn, Sie sind die Queen). Das gilt im Büro-Knigge wie auch im Alltag. Und das gilt für beide Geschlechter: Auch Frauen sollten sich heutzutage für eine Knigge-gerechte Begrüßung kurz erheben. In unseren Zeiten erfordert es schlicht und einfach die Höflichkeit, mit seinem Gegenüber beim Händereichen auf Augenhöhe zu sein.

 

Begrüßungs-Knigge Lektion 4: Die richtige Anrede

Bei akademischen Titeln gilt: Immer der ranghöchste Titel wird genannt. Bei Frau Prof. Dr. Dipl.-Ing. Müller-Lüdenscheidt reicht also ein „Frau Professor Müller-Lüdenscheidt“. Bei Doppelnamen sollten Sie darauf achten, stets beide Namensteile zu verwenden. All dies gilt sowohl für die mündliche Anrede als auch für die schriftliche Korrespondenz.

Wenn Sie diese Knigge-Regeln zur Begrüßung beherrschen, ist schon ein perfekter Anfang gemacht. Bei allem, was danach kommt, helfen im Business-Kontext die folgenden Benimm-Regeln.

 

Grundregel im Business-Knigge: Zurückhaltung ist Trumpf!

Adolph Freiherr von Knigge, dem Urvater des guten Benehmens, ging es in seinem Buch „Über den Umgang mit Menschen“ eigentlich nicht darum, welches Essbesteck man für das Zerlegen eines Hummers benutzt. Wichtig war ihm vielmehr ein konfliktfreies Miteinander zu ermöglichen, das auf gegenseitigem Respekt und Höflichkeit basiert. Eine ganz wichtige Regel, die so gut wie allen Einzelregeln zugrunde liegt, lautet darum:

Üben Sie sich in Zurückhaltung und bleiben Sie höflich.

Für viele berufliche Situationen ist damit der Fahrplan vorgegeben:

  • in Konflikten oder Stresssituationen
    → Zügeln Sie Ihre Emotionen und bleiben Sie sachlich.
  • für die persönliche Distanzzone in Gesprächen
    → Selbst wenn Sie unter vier Augen sprechen, sollten Sie einen ausreichenden Abstand wahren und das Distanzbedürfnis Ihres Gegenübers respektieren. Bei beruflichen und eher „neutralen“ Kontakten ist ein Abstand von ca. 1,5 Metern ein guter Richtwert.
  • für den Umgang mit Unterbrechungen und Ablenkungen
    → In Meetings und Gesprächen, ebenso wie beim geschäftlichen Essen, sollten Sie Anrufe nur in wirklich dringenden Ausnahmefällen entgegennehmen. Mit ständigen Unterbrechungen vermitteln Sie Ihrem Gegenüber mangelndes Interesse, was schnell für schlechte Stimmung sorgen kann. In diesem Zusammenhang ebenfalls ein – leider weit verbreitetes – No-Go: das Smartphone bei einem Treffen gut sichtbar auf dem Tisch zu platzieren.
  • für die Anrede
    → Seien Sie nicht zu vorschnell mit dem Duzen und warten Sie, bis Ihnen das „Du“ vom Ranghöheren angeboten wird.
  • für die schriftliche Korrespondenz
    → Auch in jeder schriftlichen Kommunikation – sei es E-Mail oder geschäftliche SMS – gehört eine korrekte Anrede und eine angemessene Verabschiedung zum guten Ton. Ein Auslassen der Begrüßung oder abgekürzte Grußformeln gehören höchstens in die interne Kommunikation mit eng vertrauten Kollegen.

 

Niesen

Sagt man „Gesundheit“ oder nicht? In Business-Meetings stellt sich die Frage gar nicht, denn hier sollten Sie im Idealfall den Raum verlassen, wenn eine Niesattacke im Anflug ist. Falls Sie es nicht mehr nach draußen schaffen können, wählen Sie folgende Variante: Den Kopf von den Kollegen abwenden und unauffällig in die Armbeuge niesen. Nach dem Niesen entschuldigen Sie sich dezent und widmen Ihre Aufmerksamkeit gleich wieder der anwesenden Runde. (Auf ein „Gesundheit“ von den anderen sollten Sie nicht warten. Denn dies ist im Business-Knigge längst überholt.)

 

Zu spät kommen

Ob bei einem wichtigen Meeting oder bei einem Dinner mit fünf Gängen: Zu spät zu kommen ist schon unangenehm genug. Darum vermeiden Sie lieber viel Aufsehen durch lange Erklärungen oder eine große Entschuldigungsrede. Viel angebrachter ist es, kurz in die Runde zu grüßen und unauffällig Platz zu nehmen.

 

Smalltalk

Guter Smalltalk ist eine hohe Kunst, in der die Briten bis heute unerreicht sind. Sollten Sie je die Gelegenheit bekommen, einen Engländer nach der Kunst des Smalltalks zu befragen – tun Sie es! Bis es soweit ist, sind hier einige beachtenswerte Regeln auf dem Weg zur Perfektion:

Bleiben Sie positiv, das heißt vermeiden Sie Nörgeln oder kritische Bemerkungen. Darum wählen Sie als Gesprächsstoff lieber positiv konnotierte Themen.
Politik ist als Gesprächsthema ein unüberschaubares Minenfeld – umschiffen Sie es weiträumig.
Falls Ihr Gegenüber ein unpassendes Thema angeschnitten hat: Halten Sie sich an neutrale Erwiderungen und wechseln Sie im passenden Moment elegant das Thema.

 

Heiliger Gral des Knigge im Business: Die Visitenkarte

Was in der asiatischen Geschäftswelt nahezu als Wissenschaft für sich gilt, wird Ihnen als Business-Knigge-Regel auch in Deutschland Pluspunkte in geschäftlichen Meetings einbringen: Das Austauschen der Visitenkarten ist ein Ritual, das Sie bewusst zelebrieren sollten.

Nehmen Sie die Ihnen angebotene Karte in Ihre Hände (am besten in beide) und nehmen Sie sich etwas Zeit, sie aufmerksam zu betrachten. Dann sollte das Kärtchen auf keinen Fall in die Hosentasche wandern, sondern sorgfältig in einem entsprechenden Kartenetui oder in Ihren Unterlagen verstaut werden.

 

Resümee zum Knigge: Zeigen Sie im Büro Ihre gute Kinderstube!

Je weiter Sie auf der Karriereleiter nach oben klettern, desto mehr kommt es auf gute Soft Skills an. Die Regeln des Business-Knigge sind dabei die absolute Grundausstattung. Wer jederzeit die sprichwörtliche „gute Kinderstube“ erkennen lässt und auf angemessene Umgangsformen im Berufsalltag achtet, dem wird sehr viel schneller Respekt entgegengebracht – sowohl von Mitarbeitern als auch von Geschäftspartnern.

Natürlich gelten in unterschiedlichen Unternehmen unterschiedliche Regeln. Ein kleines Start-up-Büro mag andere Gepflogenheiten haben als ein weltweit agierender Tech-Konzern. Und der Business-Knigge mag in Deutschland ganz andere Feinheiten aufweisen als in Saudi-Arabien. Bei genauerem Hinsehen zeigt sich aber: Die Basics des Büro-Knigge bleiben dieselben.

Vor allem sollten Sie sich stets bewusst sein, in welchem Umfeld Sie sich jeweils bewegen und sich im Zweifelsfall anpassen. Ein Beispiel zum Schluss: Sogar der ewig T-Shirt-tragende Mark Zuckerberg hat sich für das Treffen mit Barack Obama in Krawatte und Sakko gezwängt: eine Geste der Höflichkeit. Und Obama als der Ranghöhere gibt gleich zu Anfang des Gesprächs eine schöne Kostprobe davon, wie dann im weiteren Verlauf des Treffens sogar ein Business-Knigge-gerechtes „Verlassen“ dieser korrekten Kleidung geschehen kann:

 

 

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Foto: Pexels

About Verena Budde

Verena Budde arbeitet seit 2012 für Dice. Als Marketing Executive betreut sie nun seit 2014 den deutschen Markt. Sie arbeitet eng mit dem Account-Management-Team zusammen, um die deutsche Tech-Gemeinschaft optimal mit den Kunden zusammenzubringen. Durch diesen Kontakt zu Unternehmen und IT-Profis hat sie die neuen IT-Entwicklungen und Themen immer im Blick. Mit einem sicheren Gespür für Trends pflegt sie die Social-Media-Programme und die Tech News. Außerdem ist sie für das Planen, Erstellen und Analysieren von E-Mail-Kampagnen zuständig und organisiert das Sponsoring sowie verschiedene Events in ganz Deutschland.

One Response to Der Business-Knigge für Manager

  1. Ursula Simonsen 24. December 2017 at 10:09 #

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